Termes et conditions pour fournisseurs : PCMM-F-129_A

Introduction

«PCM TECHFAB» sera désigné dans le présent document comme «PCM », et le « fournisseur ou sous-traitant» sera désigné comme «fournisseur».

PCM recherche un partenariat durable avec ses fournisseurs. Ce document a comme objectif de préciser le traitement des commandes d’achats de PCM. Cette procédure s’applique à tous les bons de commandes émis par le département des achats de PCM pour les produits ayant un impact direct ou indirect sur notre produit fini.

Toutes les commandes de PCM seront régies selon les lois et règlements de la province de Québec.

1. Acceptation de la commande

Le fournisseur a l’obligation de confirmer par écrit la commande d’achat dans les 48 heures suivant sa réception. (Dans le cas où la commande ne peut être acceptée par le fournisseur, PCM doit aussi en être avisé dans les 48 heures). Si PCM ne reçoit pas de confirmation par télécopie ou courriel, les informations inscrites sur la commande prévaudront.

La commande, les termes et conditions, clauses, devis et autres documents auxquels la commande réfère, constitue l’entente entière entre les parties et a préséance sur tous autres documents ou ententes. Tout changement subséquent à la confirmation de la commande devra être communiqué par écrit à PCM. Si la date de livraison n’est pas respectée par le fournisseur suite à la confirmation de la commande, PCM se réserve le droit d’annuler la commande sans aucune pénalité monétaire ou d’autre nature.

2. Livraison

Le fournisseur ne peut procéder à la livraison d’une commande sans avoir obtenu au préalable un numéro de bon de commande. Le fournisseur doit livrer la commande selon les dates requises confirmées sur la commande d’achat. Le fournisseur consent à utiliser des méthodes d’expéditions plus rapides pour respecter la date de livraison confirmée et ce sans frais pour PCM. Suite à la confirmation de la commande, si une expédition partielle est nécessaire, PCM devra en être avisé. Le fournisseur sera responsable d’assumer les frais de transport pour les livraisons subséquentes à la première livraison.

Le fournisseur est responsable d’utiliser un emballage adéquat afin d’assurer une livraison conforme chez PCM. Une copie du bordereau d’expédition devra être attachée à l’extérieur de l’empaquetage et une copie à l’intérieur.

Pour les expéditions en provenance de l’extérieur du Canada, le fournisseur devra aussi fournir tous les documents de douanes nécessaires et il doit aussi y avoir une copie à l’extérieur de l’empaquetage ainsi qu’à l’intérieur: La description de la marchandise sur les documents devra se conformer aux classifications tarifaires reconnues pour permettre l’application de taux adéquats. Dans le cas où l’information ne serait pas conforme, PCM se réserve le droit de réclamer des frais additionnels au fournisseur.

3. Performance de livraison
PCM calcule la performance de livraison trimestrielle du fournisseur selon les dates confirmées sur la confirmation de commande. Cette performance sera prise en compte lors de l’évaluation annuelle.

4. Facturation

Le numéro de bon de commande et le numéro de bon de livraison doivent se retrouver sur la facture. S’il y a des erreurs dans la facturation, PCM en avisera le fournisseur et paiera le montant confirmé lors de l’acceptation de la commande. La facture pourra être mise en attente par PCM jusqu’au règlement du litige.

Le terme de paiement établi commencera à partir de la date du règlement du litige. L’escompte applicable ne sera pas affecté par cette situation. Ceci est aussi valable dans le cas d’une livraison non conforme à cause d’un manque de documentation (CFC, FAI, Rapports d’essais, etc.)

5. Gestions des documents et de leurs révisions

À moins d’avis contraire sur le bon de commande, le fournisseur doit se conformer aux dernières révisions disponibles. Ceci s’applique aussi au fournisseur approuvé par un client de PCM.

6. Durée de conservation d’un produit

Les dates de péremption doivent être clairement inscrites sur les emballages. À la livraison d’un produit chez PCM, la durée de conservation restante du produit doit être conforme à un minimum de 75% de la durée de conservation totale ou à ce qui est spécifié sur la commande d’achat. La commande d’achat a priorité concernant ce point. Si le produit ne rencontre pas cette exigence, PCM pourrait refuser ce produit et le fournisseur devra fournir un remplacement du produit dans des délais jugés adéquats par PCM et ce sans frais additionnels.

7. Propriété intellectuelle

Toute information fournie par PCM (dessins, spécifications, normes, procédés ou autres) au fournisseur est considérée confidentielle et relève de la propriété intellectuelle de PCM et/ou de ses clients. Le fournisseur ne peut divulguer, fournir, utiliser, etc. les informations fournies par PCM sans son autorisation écrite. S’il le juge nécessaire, PCM se réserve le droit de demander à son fournisseur de remplir une entente de confidentialité.

8. Accès aux installations et informations

Le fournisseur s’engage à donner accès à ses installations (tous les niveaux d’approvisionnement) à PCM et à ses clients pour des vérifications qualité. Tous les enregistrements concernant la qualité, devront être conservés pour une période minimale de 10 ans ou selon un requis spécifique d’un client de PCM.

PCM se doit d’être informé par écrit si le fournisseur a recours à de la sous-traitance et ce dernier se doit de communiquer à ses sous-traitants et fournisseurs les requis de PCM mentionnés sur la commande d’achat.

PCM doit être avisé d’un changement de localisation de son fournisseur.

9. Certificat de conformité

Lorsque mentionné sur le bon de commande, le fournisseur doit accompagner la livraison d’un certificat de conformité qui déclare que le produit et/ou service rencontre l’ensemble des requis désignés sur les plans et autres documents techniques aux dernières révisions. Ce document devra contenir:
1) nom du fournisseur
2) adresse complète du fournisseur
3) date de certification
4) numéro du certificat
5) # du bon de commande et sa révision
6) # d’item du bon de commande
7) # de pièce de PCM et de son client si mentionné
8) quantité de pièces livrées
9) # de dessin et révision (ou amendement si applicable)
10) # de lot ou série

Et au besoin les points suivants doivent être inclus s’ils existent:
1) # de nomenclature de PCM ou de son client
2) # de pièce du fournisseur
3) la date d’expiration du produit
4) # de RNC
5) signature et identification du représentant qualité du fournisseur
6) condition de livraison et #-de révision
7) le(s) #-et leur(s) révision(s) des procédures de tests applicables
8) la description du matériel utilisé et son # de spécification du matériel
9) le numéro de technique approuvé

Le certificat de conformité doit être rédigé de manière à être facilement interprété par PCM. Il doit être accompagné des certificats de conformité des sous-traitants, des fournisseurs de matières premières et des distributeurs utilisés dans la réalisation de la commande.

10. FAI (first article inspection)

Lorsque précisé au bon de commande, un FAI selon AS9102 peut être requis. Ce rapport doit inclure toutes les caractéristiques dimensionnelles et la vérification de tous les autres requis mentionnés. Si l’information provient d’un fichier 3D, un rapport qui compare le fichier à la pièce est requis.

11. Non-conformité

Le fournisseur a l’obligation d’aviser PCM de tout produit(s) non conforme(s) livré(s) chez PCM.

Aussi, lorsqu’un produit livré est non conforme aux spécifications mentionnées sur le bon de commande et autres documents fournis par PCM, le fournisseur sera avisé dans les plus brefs délais par l’émission d’un RNC (rapport de non-conformité). Le fournisseur devra revenir à PCM dans un délai maximal de 24 heures concernant le réapprovisionnement de ce produit non conforme. Le fournisseur remplacera ou réparera (avec l’approbation de PCM) le produit non-conforme dans les délais requis par PCM. Tout frais de transport ou autres frais occasionnés par cette non-conformité sera au frais du fournisseur incluant les frais de retour accéléré de produit. PCM se réserve le droit de facturer tout frais inhérents à cette non-conformité au fournisseur. Aucune limite de temps ne s’applique pour l’émission d’une non-conformité par PCM à son fournisseur.

En ce qui concerne la gestion de la plainte, le fournisseur doit répondre par écrit dans les 48 heures suivant l’avis. Finalement, le fournisseur doit répondre à la cause et le traitement (action corrective) par écrit dans les 10 jours ouvrables suivant la réception du RNC.

12. Changements des procédés et/ou produits

Le fournisseur a l’obligation d’aviser PCM de tout changements dans le(s) produit(s) et/ou procédé(s), et si requis par PCM, obtenir son approbation avant de procéder avec les changements.

Aucune substitution de matériel ne sera acceptée à moins d’avoir été approuvé au préalable par PCM. Toute demande de substitution devra être accompagnée du document technique démontrant son équivalence.

13. Garanties

Le fournisseur s’engage à garantir complètement les produits contre tout défaut de main-d’oeuvre, matériel, conception et/ou de fabrication. Avec l’approbation écrite de PCM, le fournisseur s’engage à effectuer toutes corrections ou réparations à ses frais. Si la réparation du produit n’est pas possible, le fournisseur devra remplacer les produits et devoir assumer tout frais inhérents au remplacement des produits. Cette garantie pourrait être transmise par PCM à ses clients.

14. Pièces contrefaites

Afin d’éviter la réception de pièces contrefaite, le fournisseur doit fournir la documentation démontrant la provenance de la pièce jusqu’à sa fabrication. Le fournisseur doit également mettre en œuvre les activités d’essais et d’inspection pour assurer l’authenticité de ces pièces.

15. Minéraux conflictuels

Le fournisseur doit s’assurer que les matériaux suivants : Étain, Or, Tantale ou Tungstène, inclus dans les items livrés chez PCM ne proviennent pas des pays suivants : Angola, Burundi, République centrafricaine, République du Congo, le Rwanda, le Soudan, la Tanzanie, l’Ouganda et la Zambie.

16. Requis spécifiques aéronautiques

Le fournisseur doit maintenir un système de gestion de la qualité reconnu tels que AS9100 ISO9001 ou NADCAP.
Le fournisseur doit avoir en place un programme de détection et de prévention de la présence de corps étrangers (FOD, Foreigh Object Detection)
Le fournisseur doit satisfaire les requis du PMC (programme de marchandises contrôlées) canadien ou du ITAR (Internationnal Traffic and Arms Regulation) américain.

17. Sécurité du produit

L’organisation doit planifier, mettre en œuvre et contrôler les processus nécessaires pour assurer la sécurité des produits pendant tout le cycle de vie du produit, selon le cas, pour l’organisation et le produit.